レポートおよび定例ミーティング

海外の加盟店は物理的な距離が離れているので
「いかに距離のハンデを超えて管理するか？」がFC本部としては、
大事なポイントになります。ＦＣ本部としては中々店舗まで行くと
いうのも大変になってきますので、それ以外の手段で加盟店からの
情報収集およびコミュニケーションを図る必要が出てきます。

そこで英文フランチャイズ契約においては
レポート提出義務は当然加盟店の条件として課したい
ところです。

ごくたまに、適当な経営をしているフランチャイズ本部だと
このレポートを全く重要視しておらず、加盟店から提出されて
も、読みもしないケースもありますが、そのようなフランチャイズ
チェーンは遅かれ早かれ淘汰されていきます。

通常であれば、毎月／毎年決まった期日までに決まった書式
により下記のようなレポート提出義務が加盟店に課せられます。

なお、顧客からのクレーム情報については定期的に報告して
もらうだけでなく、発生の都度、直ちに別途報告してもらう方が
良い場合が多いようです。

・総売上高
・売上報告表
・材料比率報告書
・月次報告
・月次損益計算表
・顧客からのクレーム記録
・営業地域内の競合他社の状況
・営業地域内の市場動向
・加盟店からの業務改善・新商品/サービスのアイデア
・決算報告書（決算確定後３ケ月以内）

また、最近ではZOOMなどのオンラインコミュニケーションツールも
普及してきていますので、海外の加盟店との「定例ミーティング」の
開催も大変効果があります。文字だけではわからない現地の様子や
逆にFC本部に対する不満や改善提案などを海外の加盟店から聞ける
またとない機会になりますので、ぜひ英文フランチャイズ契約書では
規定しておきたい条文になります。
 

Article ●. Report

Franchisee shall submit monthly reports of each Computation Period to Franchisor by the 14th day of the following Computation Period, which covers the following items.

 (1)  Sales amount of Services
 (2)  Customers’ claim for Services
 (3)  Any other necessary information  to be requested by Franchisor as needed

Article ●. Global Meeting

Franchisee shall have Franchisee’s person responsible for Shop or nearly equal personnel attend the global meetings once a month which are to be attended by Franchisor and personnel at Franchisor’s other coffee shops in Japan, Singapore
and Malaysia by using ZOOM or other suitable systems to share the information of sales and report of operation of Shop.  The expense for the attendance of the said meetings is free.